Tietosuojaseloste

Hoitohuone Ogelia – asiakasrekisteri. Päivitetty 25.6.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Hoitohuone Ogelia
Y-tunnus: 1731918-1
Osoite: Kivalterintie 21 A, 00620 Helsinki
Puhelin: 050 374 1037

Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Annastiina Honkanen
Sähköposti: ogelia.annastiina@gmail.com
Puhelin: 050 374 1037

Rekisterin nimi: Hoitohuone Ogelian asiakasrekisteri.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• ajanvarausten hallinta ja hoitopalvelujen tarjoaminen ja toteuttaminen
• asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä
• laskutus, maksaminen ja kirjanpito
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• suoramarkkinointi asiakkaan suostumuksella

3. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 artikla)

• Sopimus (6 art. 1 b): ajanvaraus ja hoitopalvelun toimittaminen.
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): esimerkiksi kirjanpito- ja verovelvoitteet.
• Suostumus (6 art. 1 a): vapaaehtoisesti annetut lisätiedot sekä mahdollinen suoramarkkinointi. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f): esimerkiksi palvelun kehittäminen ja väärinkäytösten estäminen, kun se ei syrjäytä rekisteröidyn etuja.

4. Terveystietojen käsittely (erityiset henkilötietoryhmät, GDPR 9 artikla)

Hoitojen yhteydessä voidaan käsitellä terveyteen liittyviä tietoja (esimerkiksi vaivat, allergiat, lääkitys, hoitohistoria). Nämä ovat erityisiä henkilötietoryhmiä, joiden käsittely edellyttää 9 artiklan mukaista erityisperustetta.

Terveydenhuollon palvelut: Terveystietojen käsittely perustuu GDPR 9 art. 2 h-kohtaan (terveyden- tai sosiaalihuollon palvelujen tarjoaminen). Tietoja käsittelee salassapitovelvollinen henkilö. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä säädetään potilaslaissa (785/1992) ja sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• syntymäaika (ja tarvittaessa henkilötunnus, jos käsittely sitä lakisääteisesti edellyttää)
• varatut palvelut ja ajankohdat
• hoitoon liittyvät terveystiedot, jotka asiakas itse antaa (ks. kohta 4)
• laskutus- ja maksutiedot
• asiakasviestintä ja mahdolliset palautteet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään ajanvarauksen yhteydessä (mm. Booksalonin verkkoajanvaraus), puhelimitse, sähköpostitse tai vastaanotolla.

7. Tietojen vastaanottajat, käsittelijät ja muut rekisterinpitäjät

Emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

(a) Henkilötietojen käsittelijä (käsittelee tietoja lukuumme ohjeidemme mukaan; käsittelysopimus tehty):

• Book Salon Oy – ajanvaraus- ja asiakkuudenhallintaohjelmisto. Booksalonin tietosuojaseloste: booksalon.fi/fi-fi/privacy-policy.

(b) Itsenäiset rekisterinpitäjät, joille tietoja luovutetaan maksamisen yhteydessä (käsittelevät tietoja omiin lakisääteisiin tarkoituksiinsa, kuten maksupalvelu ja rahanpesun esto):

• Book Salon Oy maksulaitoksena (maksujen välitys ja tilitykset)
• korttimaksujen vastaanottaja / maksunkäsittelijä Adyen
• työsuhde-etujen tarjoajat, joilla asiakas maksaa (esim. Edenred, ePassi, Smartum) — kukin oman tietosuojaselosteensa mukaisesti

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Hoitohuone Ogelia ei itse siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Maksunvälityksen yhteydessä maksunkäsittelijä Adyen voi kuitenkin siirtää osan maksutapahtuman tiedoista ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville Adyen-konserniyhtiöille ja palveluntarjoajille. Adyen ilmoittaa suojaavansa nämä siirrot komission hyväksymillä vakiolausekkeilla (Standard Contractual Clauses); konsernin sisäisissä siirroissa käytetään vakiolausekkeet sisältävää konsernin sisäistä sopimusta. Lisätietoja Adyenin tietosuojaselosteessa: adyen.com/privacy-policy.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi:

• kirjanpitoaineisto: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki)
• potilasasiakirjat: asetuksen 298/2009 mukaiset säilytysajat
• muut asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain tarpeellisen ajan; tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus)
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, kun käsittelylle ei ole laillista perustetta
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• kieltää suoramarkkinointi
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
• siirtää antamansa tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.), kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Pyynnöt: oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen pyynnön toteuttamista.

Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja.fi, puhelinvaihde 029 566 6700.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain valtuutetuilla henkilöillä. Sähköinen aineisto on suojattu asianmukaisesti: tietoliikenne salataan (SSL/TLS), pääsy edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia, ja käyttöoikeudet on rajattu tehtävän mukaan. Aineistosta huolehditaan varmuuskopioinnein. Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12. Evästeet

Verkkosivustolla käytetään vain välttämättömiä evästeitä. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista.